Estudo de caso: Implementação de auditoria interna em uma empresa de manufatura

Na postagem de hoje, iremos estudar sobre como a implementação de auditorias internas pode transformar a qualidade dos produtos e a eficiência operacional. Ao identificar e corrigir falhas, as empresas podem não apenas melhorar a satisfação do cliente, mas também fortalecer a sua competitividade no mercado.

Se faz importante ressaltar, que este estudo de caso é fictício e tem como função apenas a didática. Embora fictício, o caso ilustra práticas fundamentais na gestão de qualidade e oferece insights valiosos para outras empresas, além de ilustrar a complexidade do processo e os desafios que uma empresa pode enfrentar.

Desafio:

Uma empresa de manufatura enfrentava problemas críticos com uma alta taxa de defeitos nos produtos, afetando diretamente a satisfação dos clientes e, consequentemente, os lucros. A causa dos problemas não era imediatamente aparente, e qualquer tentativa de resolução sem uma análise aprofundada poderia resultar em soluções temporárias.

Solução:

Reconhecendo que a situação exigia uma abordagem especializada, a empresa optou por implementar auditorias internas, mas logo percebeu que esse processo envolvia um nível de complexidade que ia além da simples revisão de processos. Aqui está um resumo das etapas e das ações específicas tomadas:

1. Planejamento da auditoria: Definição dos objetivos, escopo e critérios da auditoria, além da seleção da equipe auditora;

A Klaston foi convocada para definir os objetivos e o escopo da auditoria. Como os problemas eram difusos, foi necessário um diagnóstico inicial para identificar as áreas críticas. A seleção dos auditores considerou não apenas a expertise técnica, mas também a capacidade de comunicação e análise estratégica.

2. Coleta de dados: Análise de documentos, registros de produção e observações diretas nas linhas de produção;

A coleta de dados envolveu a análise de registros e observações diretas nos processos de produção. Ao contrário de uma simples coleta de dados, a Klaston contou com ferramentas para identificar padrões ocultos nas operações diárias. Foi detectado, por exemplo, que os operadores estavam adotando práticas inconsistentes devido à falta de um treinamento padronizado e de ferramentas de monitoramento adequadas, algo que estava passando despercebido pela empresa.

3. Identificação de não conformidades: Mapeamento das falhas nos processos que contribuíam para os defeitos nos produtos;

A Klaston mapeou as falhas nos processos, revelando uma série de não conformidades que estavam profundamente enraizadas nas operações. Foi identificado que a variação na qualidade dos produtos não era apenas um resultado de má execução, mas também de falhas estruturais nos procedimentos de controle de qualidade. Essa análise exigiu o uso de métodos específicos, como auditorias cruzadas entre diferentes turnos, para garantir que todas as falhas fossem descobertas.

4. Análise de causas: Uso de ferramentas como Diagrama de Ishikawa e Análise de Pareto para identificar causas raízes das não conformidades;

Utilizando o Diagrama de Ishikawa e a Análise de Pareto, foi possível identificar as causas raízes das não conformidades. No entanto, essa análise não se limitou ao uso de ferramentas padrão; foi necessário um entendimento profundo das operações e uma interpretação cuidadosa dos dados para identificar problemas que não eram evidentes à primeira vista. Por exemplo, foi descoberto que, após um aumento de produção, o cronograma para a manutenção preventiva estava inadequado e estava contribuindo para os defeitos, um fator que exigiu uma revisão detalhada dos registros de manutenção e uma análise técnica dos equipamentos.

5. Desenvolvimento de planos de ação: Criação de estratégias específicas para corrigir as falhas identificadas, envolvendo ajustes em procedimentos, treinamento de funcionários e melhorias dos equipamentos;

A criação de estratégias para corrigir as falhas identificadas envolveu não apenas ajustes nos procedimentos, mas também uma reengenharia completa de certas etapas do processo. Foi preciso desenvolver planos de ação personalizados, que incluíam a reestruturação de procedimentos operacionais, investimentos em novos equipamentos e o treinamento especializado dos operadores.

6. Implementação das ações: Execução dos planos de ação com monitoramento contínuo para garantir a eficácia das medidas implementadas;

A implementação foi acompanhada de perto pela Klaston, que monitorou cada passo para garantir que as soluções estavam sendo aplicadas corretamente. Isso incluiu a supervisão direta das operações diárias e a realização de auditorias de acompanhamento. Se faz necessário um plano de ação bem detalhado e rigoroso, além de suporte contínuo para implementação.

7. Reavaliação e melhoria contínua: Realização de auditorias de acompanhamento para avaliar os resultados das ações corretivas e promover uma cultura de melhoria contínua.

Após a implementação das ações, a Klaston conduziu auditorias de acompanhamento para assegurar que os resultados estavam sendo alcançados. Além de estabelecer uma cultura de melhoria contínua na empresa, algo que requer uma visão estratégica e um compromisso de longo prazo. Sem essa reavaliação constante, os benefícios das auditorias internas podem se dissipar com o tempo.

Resultados:

A parceria com a Klaston trouxe excelentes resultados:

• Redução dos defeitos: A taxa de defeitos foi reduzida, o que resultou em uma melhoria significativa na qualidade dos produtos e na satisfação dos clientes.
• Aumento da eficiência: A reestruturação dos processos, realizada sob a supervisão da Klaston, resultou em operações mais eficientes, com menos interrupções e desperdícios.
• Engajamento dos colaboradores: A implementação de treinamentos especializados e o envolvimento contínuo dos colaboradores foram cruciais para o sucesso do projeto.

Conclusão

Este estudo de caso fictício demonstra a complexidade envolvida na implementação de auditorias internas e a importância de contar com especialistas para guiar o processo. Embora os conceitos apresentados possam parecer simples à primeira vista, a execução eficaz requer um nível de experiência e conhecimento.

Se a sua empresa está enfrentando desafios similares e deseja implementar auditorias internas com sucesso, entre em contato com a Klaston. Nossa equipe de especialistas está pronta para oferecer o suporte necessário para transformar sua operação. E se você busca uma ferramenta de gestão de documentação e não conformidades, visite o site do Conformity.